KPI и OKR: разбираемся в терминах
KPI (Key Performance Indicators) — это ключевые показатели эффективности или метрики, которые демонстрируют достижение целей всей организации, подразделения, команды, проекта или сотрудника. Существует целая система KPI, которая описывает управление по целям. Также ее называют MBO (Management by Objectives). Основная идея заключается в том, что под каждую из целей определяются метрики, которые будут измерять прогресс в ее достижении.
Выделяют четыре основных элемента KPI:
— цель, которую необходимо достичь;
— количественные и качественные индикаторы успеха в выбранном направлении движения;
— уровни выполнения цели: пороговый (ниже него цель не достигнута), целевой (цель достигнута в полном объеме) и максимальный (цель перевыполнена);
— вес — коэффициент значимости той или иной цели или KPI в общей структуре целей.
Система KPI и ее элементы подходят для выполнения процессов, которые происходят в компании изо дня в день. Однако когда задачи компании становятся менее понятными и привычными, система может дать сбой.
Поиск того, как работать в ситуации высокой неопределенности привел к созданию системы OKR (Objectives and Key Results). Она помогает справляться со сложными вызовами и достигать амбициозных целей с максимальным вовлечением сотрудников.
Составные элементы ОКR:
— цель, которую необходимо достичь;
— ключевые результаты (KR) — конкретные метрики эффективности процессов компании, которые подлежат изменению для достижения поставленной цели;
— образ результата, к которому компания хочет прийти в процессе стратегического развития;
— конкретные, измеримые задачи и инициативы, необходимые для достижения цели.
Выглядит очень похоже на KPI. Но есть существенные различия. Есть несколько параметров, по которым KPI и OKR можно сравнить:
- Фокус. OKR применяется для достижения глобальных и амбициозных целей, в то время как система KPI нацелена на сохранение стабильности бизнеса и поступательное развитие — шаг за шагом.
- Количество целей. OKR предполагает установку 1-3 амбициозных целей, для каждой из которых определяется 2-5 метрик, отражающих прогресс. В отличие от OKR, KPI и система MBO не имеют строгих ограничений по целям, но практика показывает, что эффективность выше, когда количество целей не превышает 9.
- Прозрачность. OKR гарантирует доступность целей для всех сотрудников, в отличие от KPI, которые, как правило, доступны только сотруднику и его руководителю.
- Оценка результата. В OKR достижение 70% от запланированного считается успехом. В системе KPI такой результат воспринимается как провал.
- Привязка к бонусам. В идеале OKR не имеет прямой привязки к системе мотивации, в отличие от KPI, которые традиционно связаны с мотивацией сотрудников.
- Вовлечение команды. OKR требует обязательного вовлечения команды в процесс постановки целей и совместного обсуждения планов, в отличие от KPI, где все зависит от подхода.
- Цикл планирования. Цели в OKR могут устанавливаться на год, но чаще всего ставятся на квартал, особенно когда окружающая среда быстро меняется и трудно прогнозировать будущее.
Пример: команда «ДоДо Пиццы» поставила перед бизнесом цель запустить электронный документооборот (ЭДО), автозаказ и ночную доставку в довольно сжатые сроки по всей сети. Такие задачи развития трудно реализовать через привычные KPI, необходимо создать убедительную и вдохновляющую концепцию изменений, и здесь на помощь приходит ОКR.
В рамках этого подхода амбициозную цель сформулировали так: «Логистика: упростить и улучшить процессы заказа и получения продуктов». Для отслеживания прогресса в ее достижении определили понятные и легко измеримые метрики — ключевые результаты:
KR1: Запущен инструмент автозаказа, пользуются 300 пиццерий (сокращены ежемесячные трудозатраты каждой пиццерии на 15 часов);
KR2: На систему ЭДО переведены 150 пиццерий (сокращены ежемесячные трудозатраты каждой пиццерии на 15 часов);
KR3: Запущена ночная доставка в 20 пиццерий Москвы (сокращены ежемесячные затраты сотрудников каждой пиццерии на 10 трудочасов);
От чего зависит выбор в пользу KPI или OKR
Для того, чтобы выбрать подходящую систему целеполагания – OKR или KPI – обратите внимание на три фактора :
— Организационная структура компании. Системы KPI и OKR могут применяться на всех уровнях организации, кроме личного. Личный KPI - стандартная практика, а вот OKR на уровне отдельных сотрудников применять не рекомендуется. Самый низкий уровень для OKR - уровень отдельной команды.
— Суть деятельности. по модели сложности Стейси, OKR подходит для компаний (также направлений или проектов), чьи задачи обладают средней и высокой степенью неопределенности, а KPI — для компаний (направлений или проектов) с более простыми и определенными задачами.
— Корпоративная культура. Модель спиральной динамики развития культуры компании, разработанная Доном Беком, определяет типы организационных культур, которые подходят для OKR или KPI. OKR эффективнее для культур «успеха» и «согласия», которые ориентированы на цели и диалог, в то время как KPI больше соответствует культурам «силы», «правил» и «успеха».
