Если бы меня спросили, что я умею делать лучше всего, я бы ответила, что собирать пазлы.
Администраторами сейчас называют всех, от ректора до делопроизводителя. Казалось бы, «организовывать процессы и следить за исправностью их выполнения» может каждый. Значит, каждый немного администратор.
Как в рутине задач и масштабных проектов все успеть, ответить на все вопросы, учесть все интересы, проконтролировать ход всех элементов цепочки запущенного процесса, да еще и обрести свою профессиональную идентичность? Администратор должен обладать способностью работать сразу в трех слоях: с процессами, с людьми и с самим собой. Что нужно уметь?
Мир процессов
- Находить креативные решения
Креативность – это виртуозная замена деталей, которая позволит налаженному механизму двигаться быстрее или вовлекать новых людей, находить ресурсы или свежие идеи и тем самым улучшать результат.
- Искать несколько решений одновременно
Поиск решений неординарных задач с помощью анализа подходов партнеров и конкурентов пойдет в копилку вашего опыта. Чем больше вы задаетесь этим вопросом, тем больше вариаций выполнения задач у вас появляется и тем выше шанс поразить результатом ваших стейкхолдеров.
- Сохранять целостность
Без способности быстро переключаться с одной задачи на другую хорошему администратору не обойтись. Но даже когда на вас завязан миллион процессов, нужно помнить, что они должны сложиться в красивую картинку. Поэтому постоянно необходимо удерживать целое. Ведь чтобы закупить стулья правильной формы, нужно понимать формат коммуникации тех, кто на них будет сидеть, верно?
- Углубляться в процессы и избегать поверхностности
Здесь самое важное осознать, почему вы выбрали именно такое решение задачи, именно это способ / метод / инструмент – привести аргументы, выделив время для штудирования даже самой скучной для вас из тематик.
- Заимствовать успешные стратегии
Причем успешные стратегии во всем – от формата проведения лекции на свежем воздухе до позитивного визуального эффекта от коричневой юбки лектора. Я призываю не к отвлечению от решения текущих задач, а просто оглядываться по сторонам и улавливать интересные детали. Например, отметить, что именно этот стиль подачи информации и темп речи вам кажется подходящим для именно этой аудитории. Или именно так структурированное пространство располагает для открытого диалога именно этих спикеров. Такие мелочи помогают вам правильно расставить акценты и в своей деятельности.
Мир вокруг
- Быть гибким в коммуникации
Учитывайте аргументы каждого вовлеченного в процесс. Если вы не научитесь «слышать» в любой ситуации, можно потерять важные связи.
- Различать, когда человек не может обойтись без вашей помощи, а когда пользуется вашей энергией
Если вы не научитесь говорить «нет», безотказность может сыграть не в вашу пользу и забрать ваше время и силы на выполнение более важных и срочных задач, в случае если делегировать просьбу невозможно.
- Определять личные границы
Если у вас получается найти общий язык с партнером после получасового разговора о здоровье его собаки, то это, конечно, тоже подход. Но в профессиональной коммуникации важно чувствовать ту грань, которую человек заведомо просит вас не переступать. В свою очередь важно гармонично показать и свою границу – разве вы готовы на систематическую трату своего времени, чтобы клеились дела?
Мир внутри
- Не боятся ответственности
Если вам страшен груз ответственности, вам никто не доверит важный для организации процесс. Беритесь за все, что вам по силам. Результат от выполненной работы всегда вернется к вам в какой-то из приятных и ценных форм.
- Думать быстро
Все ждут от администратора верного, но быстрого решения. Помните школьные уроки информатики: язык программирования Паскаля и дерево решений? Всегда думайте сценарными развилками. Продумайте, если понадобится, несколько вариантов решения задачи и посоветуйтесь со включенными в процессы людьми. Учитывая их фокус, проведите второй этап проверки. А если нужно – десятый. Таким образом, обязательно придет верное решение.
- Искренне любить людей
Если вы этого не умеете, то стоит задуматься, верное ли дело вы выбрали по жизни.
- Любить себя, чтобы не перегореть
Выпитая чашка любимого кофе не девальвирует ваш статус или включенность в рабочий процесс – как и стратегически выбранное время для отпуска с digital detox.
- Развиваться
Нельзя стать полноценным администратором процессов без личной трансформации. Каждый новый шаг для себя – в том числе инвестиция в свой профессиональный рост.
Этот список помогает мне проверять свой каждый шаг, сверять часы и удерживать смысл работы, которую я люблю.
