О компании:
Московский физико-технический институт – ведущий технический университет России, в разное время в нем работали и преподавали 10 нобелевских лауреатов. В общих рейтингах лучших университетов мира Times Higher Education и Quacquarelli Symonds МФТИ занимает первое место среди технических вузов России. По версии Times Higher Education МФТИ входит в 100 лучших университетов мира, по физическим – занимает лидирующую позицию в России. В университете обучается порядка 10 тысяч студентов.
Биомедицинская Школа МФТИ – это почти 1000 студентов, 25 лабораторий, 600 ученых.
Проблематика: как финансируются вузы
Одно из ключевых свойств университетов – это критика и консерватизм, поэтому любое слово, связанное с трансформацией, – катастрофа. Университеты как джентльмены никогда не говорят про деньги вслух. Тем не менее, от 30% до 100% бюджета любого вуза – это средства, которые приходят за студентами, потому что финансирование вузов происходит по нормативно-подушевому принципу.
Государственные деньги пропорциональны количеству бюджетных мест в университете. В формуле, по которой рассчитывается количество выделяемых вузу бюджетных мест, есть несколько параметров, в том числе коэффициент, отражающий средний балл ЕГЭ поступивших, а также сколько студентов было заявлено и сколько из них по факту сели за парты. Чем точнее совпадение, тем выше коэффициент. Все эти расчеты и решения производятся в до распределения бюджетных мест, до начала новой приемной кампании.
Задачи приемной кампании
- Закрытие КЦП (контрольные цифры приема) или количество бюджетных мест в вузе, на которые осуществляется набор по разным направлениям подготовки и формам обучения. Если университет объявил о наборе 1000 студентов и не набрал этого количества, прямое последствие – сокращение финансирования на год плюс штраф на следующий.
- Самый высокий балл ЕГЭ: крайне важен для престижа университета, который также конвертируется в дополнительное финансирование.
- Набор «правильных» студентов – людей, которые по своей культуре, ценностям, талантам и другим параметрам подходят данному учебному заведению.
Правильные студенты – что это означает? Вы берете человека, который хотел заниматься юриспруденцией, он пришел в Вышку на факультет компьютерных наук, ему стало сложно/скучно, он отчисляется, а университет теряет деньги.
Цифровые инструменты в борьбе за таланты
Задача 1: закрытие КЦП
Приемная кампания вуза – «черный ящик» или период максимальной неопределенности. Она длится более 30 дней, в течение которых один школьник может принести заявление в несколько университетов, поступить в один из них или неожиданно выбрать другой, а иногда и просто передумать и забрать заявление.
В такой ситуации крайне сложно понять, что на самом деле происходит, и де факто оценить в динамике выполнение KPI: закрытие КЦП, средний балл ЕГЭ, прогнозы, соотношение мальчиков и девочек, олимпиадников, ребят из регионов, уровень загрузки общежития. В текущем формате организации приемной кампании ничего нельзя точно рассчитать. У меня была иллюзия, что мы можем автоматизировать процесс через госуслуги, наш сайт, данные приемной кампании и нашу базу данных, чтобы получать красивую аналитику в режиме реального времени. Я глубоко ошибался, и этого не случилось. Но кое-что мы все-таки сделали. Мы собрали итоговые данные, когда лихорадка прошла и набор завершился, и ретроспективно проанализировали произошедшее, чтобы что-то понять про будущее.
Решение – «работа над ошибками» и построение воронки
Ключевые выводы из анализа приемной кампании 2023
1. Первые две недели приема все решают: 75% людей, которые приходят в МФТИ, остаются в университете, и это понятно уже в первые недели.
2. Необходим конкурс минимум 6:1 за первые две недели: если воронка меньше, вуз не набирает студентов.
3. Исходная воронка во много раз важнее, чем работа с сомневающимися. Никакие обзвоны, продажи, убеждения, дискуссии по ходу кампании не работают.
Если у вас есть конкурс 6:1, 7:1 и более, вы можете вообще ничего не делать и получите необходимое количество студентов. Если 4:1 и менее – задача невыполнима, сколько бы мы не обещали золотые горы школьнику. Тогда мы поняли, что нам нужна воронка – тривиальная закономерность для бизнеса и ноу-хау для высшего образования. Мы стали собирать данные, сделали свою базу данных в формате 1С и научились фиксировать все контакты школьников с университетом.
Воронка: результаты
За три месяца после запуска собственной базы данных вуза было собрано 2300 контактов из источников: онлайн-мероприятия, курсы при университете, летние лагеря и другие.
Задача 2: набор правильных студентов
О том, как выстроить идеальную модель для прогнозирования поведения будущего студента, говорят все вузы: что важно понять в первую очередь; можно ли прогнозировать, какое количество статей напишет школьник, посещающий курсы при вузе, и как быстро он защитит диссертацию; можно ли по цифровому следу человека понять его перспективы в науке, пойдет ли он в бизнес, будет ли делать стартап и т.д.
Решение – система трекинга талантов
Мы долго об этом думали, но самое нетривиальное решение я услышал от компании TATNEFT. Они выяснили, что такие мысли посещают спорт, где большие деньги, и изучили системы трекинга талантов в спорте. Меня это поразило окончательно и бесповоротно, ведь очевидно, что искать надо было именно там. В ближайший месяц мы тоже туда отправимся. Уверен, это дорога в будущее.
Трансформация деятельности университета: как изменились бизнес-процессы
Университеты – это в самом хорошем случае управление по целям: заработаем N денег, напишем N статей, наберем N студентов. В худшем случае – это управление в традициях: мы всегда так делали и будем делать. Чем сильнее бренд вуза, чем сильнее выпускники, тем меньше там шансов что-то изменить – от людей до технологий. Но нам все же удалось за два года упорной работы внедрить Agile и перейти на продуктовую логику.
Результаты:
- Переход от классической «каскадной» или линейной модели управления Waterfall (англ. водопад) к «гибкой» системе Agile.
- Переход на kanban-коммуникацию (япон. рекламный щит, вывеска – система постановки задач и организации рабочих процессов для эффективного достижения поставленных целей).
- Внедрение продуктовой логики: каждая магистерская программа, каждое ДПО (дополнительное профессиональное образование), летний лагерь – вся деятельность вуза теперь оцифрована, что позволяет отследить прибыль и бизнес-эффект, прирост в базе данных, средний балл и т.д.
- Внедрение Data Driven Culture (англ. Управление на основе данных): «Все, что важно, должно быть измерено. Мы исходим из этого», – Денис Кузьмин.
- Новая организация приемной комиссии: переход от еженедельной общеинститутской аналитики и холодных продаж вслепую к масштабному pre-sales, собственной базе данных абитуриентов, ежедневной собственной аналитике и таргетированным продажам.
- Генерация IP (описание процессов)..
Мы поняли, что многие из процедур, которые мы придумываем, являются уникальными для рынка, вплоть до того, как мы нанимаем человека. Поэтому решили расписать шаг за шагом, как мы это делаем, и положить в папку IP. Например, как мы согласовываем индивидуальные образовательные траектории студентов, – процеруды, расписанные по ролям. В итоге мы получили некий алгоритм с человеческим лицом, где любому новому сотруднику становится понятно, как это делается.
