О компании

АНО «ФУДШЕРИНГ» — экологический сервис по спасению еды. Он занимается распределением невостребованных продуктов в магазинах. Для каждой организации компания собирает команду участников, которые живут поблизости, и в удобное для организации время волонтеры приходят, чтобы забрать остатки еды. Дальше эти продукты распределяются бесплатно. В Москве продукты направляются нуждающимся: участники относят их адресно малообеспеченным семьям, в фонды помощи и приюты, могут раздавать бездомным.

У компании:

• 55 розничных точек обслуживается;
• 100 тонн спасаемой еды в год; 
• 350 волонтеров;
• 5 тысяч получателей продуктов питания; 
• 2,7 млн рублей в год — совокупные расходы на организацию.  

Проблема: низкая пропускная способность координатора

Сейчас в компании один координатор не может обслуживать более 30 точек или волонтерских команд из-за неудобств, связанных с данными. Вся информация хранится в Excel-таблицах, и координатор тратит слишком много времени на их анализ. При этом к сервису подключаются новые партнеры , и производительность координатора становится слабым звеном рабочего процесса. Например. у бизнеса есть предварительная договоренность с одной федеральной сетью о подключении к проекту всех магазинов в Москве. Текущими инструментами этот объем без потери контроля, прозрачности и качества охватить невозможно. 

Задача №1. Увеличить производительность координатора. 

Чтобы повысить эффективность компании, необходимо сделать так, чтобы один координатор мог обслуживать 100 точек. Помимо этого, важно сократить количество ошибок при переносе данных из письменных отчетов в электронные документы и сэкономить 37% рабочего времени. 

Решение №1: сделать автоматическую обработку актов с информацией, которые ежедневно получает координатор от волонтеров.

Сейчас координатор больше трети своего рабочего времени тратит на перенос данных в цифровой вид. Для того, чтобы он больше времени уделял развитию волонтерских команд, важно создать единую базу данных. Координатор будет получать информацию и в онлайн-формате контролировать обслуживание, работу волонтеров и в конце месяца сможет сверять объемы использованной продукции с партнерами. 

Решение №2: создание бота и расширение IT-составляющей.  

Волонтеры смогут отправлять фото актов в Telegram-бот, который будет распознавать документ и автоматически переносить информацию в базу данных. Бот создадут удаленные разработчики, работу которых будет контролировать IT-консультант внутри компании. Поддерживать жизнедеятельность продукта будет специально созданный для этого IT-отдел. 

В результате компания сможет: 

• контролировать автоматический подбор волонтеров; 
• отслеживать статус подключения новых волонтеров к выполнению задачи и делегировать их обучение опытным волонтерам; 
• анализировать состояние вызовов в системе и работать только с проблемными ситуациями. 

Глобальная цель компании — через пять лет сохранить 3 тысячи тонн еды в год. Дорожная карта для ее достижения выглядит так: 

• 1 этап: формирование базы: поиск ресурсов для разработки; формирование единой базы данных в 1С; разработка модуля обработки активов и модуля формирования отчетов; 
• 2 этап: автоматизация основного процесса процесс: автоматизация работы с волонтерами (подбор волонтера на точку, календарь и график волонтеров); автоматизация работы с получателями продуктов; 
• 3 этап: интеграция с партнерами, которые предоставляют сервису продукты.